No livro How Big Things Get Done, Bent Flyvbjerg e Dan Gardner abordam uma questão fundamental: por que alguns projetos alcançam um sucesso retumbante, enquanto outros enfrentam obstáculos insuperáveis?
A obra analisa detalhadamente os componentes do sucesso em projetos de todas as escalas — de uma simples reforma em casa a empreendimentos espaciais.
Flyvbjerg, um renomado geógrafo econômico dinamarquês e hoje professor na IT University de Copenhague, é reconhecido por sua extensa pesquisa em megaprojetos e ciências sociais, tendo publicado mais de 10 livros e 200 artigos.
Gardner, por sua vez, é um autor best-seller do New York Times, especialista em psicologia e tomada de decisão. Com formação em direito e história moderna, desempenhou papéis proeminentes como colunista e jornalista antes de sua consagrada carreira literária. Juntos, Flyvbjerg e Gardner unem suas expertises acadêmicas e habilidades narrativas para entregar um conteúdo envolvente, instrutivo e prático.
Após uma pesquisa aprofundada e análise de estudos de casos reais, os autores destacam os principais fatores que conduzem ao sucesso dos projetos. Eles revelam que somente 8,5% dos projetos atendem às metas de prazo e orçamento. Ainda mais surpreendente, apenas 0,5% alcançam suas metas de tempo, orçamento e também entregam os benefícios esperados. Esses dados ressaltam a importância do uso de práticas de planejamento e de gestão efetivas.
Quando fala de grandes projetos, o livro relativiza a ideia de “grande”: para um proprietário comum, uma reforma da casa pode ser um dos projetos mais caros e complexos que já enfrentou, sendo tão significativo quanto um megaprojeto para uma corporação. Mas afinal, quais são os impulsionadores universais de sucesso e fracasso?
A resposta está em duas palavras: psicologia e poder.
Em qualquer projeto de grande escala, as pessoas tomam decisões e fazem julgamentos. E onde há tomada de decisão, a psicologia está em ação, muitas vezes sob o manto do otimismo. Já o poder surge quando pessoas e organizações disputam recursos e posições.
Os autores nos mostram que a psicologia e o poder estão presentes em todos os tipos de projetos, de arranha-céus a reformas de cozinha. E com esses impulsionadores universais, surgem padrões em como os projetos se desenrolam. Por exemplo, muitos projetos começam com entusiasmo, mas logo enfrentam problemas, desaceleram e se prolongam indefinidamente – um padrão chamado “Pense rápido, aja devagar.”
Por outro lado, projetos bem-sucedidos tendem a seguir o padrão oposto, denominado “Pense devagar, aja rapidamente,” em que o planejamento é feito de maneira meticulosa, porém a implementação avança rapidamente para a linha de chegada.
É assim que vimos a Represa Hoover sendo concluída um pouco abaixo do orçamento em menos de cinco anos – dois anos antes do previsto. A Boeing levou 28 meses para projetar e construir o primeiro 747. A Apple contratou o primeiro funcionário para trabalhar no que se tornaria o iPod em janeiro de 2001, o projeto foi formalmente aprovado em março do mesmo ano e o primeiro iPod foi enviado aos clientes em novembro de 2001.
Em sua essência, o livro nos convida a refletir sobre como abordamos os projetos em nossas vidas, equipando-nos com insights valiosos para navegar no complexo mundo dos grandes empreendimentos.
Os autores introduzem conceitos-chave traduzidos em regras heurísticas para gestão e implementação de projetos que servem como um guia prático e aplicável em todo tipo de projeto:
1. CONTRATE UM MESTRE CONSTRUTOR
• Contratar um mestre construtor significa buscar alguém com vasta experiência e habilidade em sua área específica. Este profissional pode evitar erros comuns, proporcionando uma base sólida para o projeto. Seus conhecimentos práticos são inestimáveis, pois sua experiência traz soluções para problemas que nem sempre são evidentes para iniciantes.
2. ACERTE SUA EQUIPE
• A equipe certa é o coração de qualquer projeto bem-sucedido. É crucial investir tempo e recursos na seleção de membros da equipe que possuam as habilidades, a paixão e a dedicação necessárias. Equipes coesas e bem alinhadas podem superar obstáculos e transformar desafios em oportunidades.
3. PERGUNTE “POR QUÊ?”
• Entender o propósito do projeto garante que todas as decisões tomadas se alinhem ao objetivo principal. Esta heurística enfatiza a importância da clareza na visão do projeto, garantindo que todos os envolvidos saibam o que estão tentando alcançar e por quê.
4. CONSTRUA COMO UM LEGO
• Abordar um projeto como um conjunto de blocos modulares permite flexibilidade e adaptabilidade. Esta heurística sugere que se deve começar pequeno e escalar, garantindo que cada “peça” se encaixe perfeitamente, assim como os Legos.
5. PENSE DEVAGAR, AJA RAPIDAMENTE
• É fundamental dedicar tempo ao planejamento e à estratégia. No entanto, uma vez que a decisão é tomada, a ação rápida é essencial. Isso maximiza a eficiência e permite a adaptação rápida a mudanças e desafios.
6. ADOTE A VISÃO EXTERNA
• Olhar para projetos semelhantes e aprender com seus sucessos e falhas pode fornecer insights valiosos. Esta heurística encoraja os líderes de projeto a não reinventar a roda, mas a aproveitar o conhecimento já existente em sua área.
7. FIQUE ATENTO AOS RISCOS
• A gestão de riscos é fundamental para a conclusão bem-sucedida de qualquer projeto. Identificar, avaliar e mitigar riscos proativamente pode salvar um projeto de falhas inesperadas e custosas.
8. DIGA NÃO E DESISTA QUANDO NECESSÁRIO
• Nem todas as ideias ou abordagens valem a pena seguir. Saber quando dizer “não” ou quando abandonar uma abordagem ou projeto é tão importante quanto saber quando dizer “sim”.
9. FAÇA AMIZADES E MANTENHA-AS
• Relações fortes com stakeholders, sejam eles financiadores, clientes ou membros da equipe, são cruciais. Mantê-los informados e envolvidos pode facilitar a navegação por desafios e garantir o sucesso do projeto.
10. INTEGRE A MITIGAÇÃO CLIMÁTICA AO SEU PROJETO
• Em nossa era de conscientização climática, é responsabilidade de todos integrar práticas sustentáveis e considerações ecológicas em seus projetos, garantindo um futuro mais verde.
11. SAIBA QUE SEU MAIOR RISCO É VOCÊ
• Autoconsciência é vital. Reconhecer e corrigir vieses pessoais, pontos cegos e possíveis erros de julgamento pode ser a chave para o sucesso do projeto. Líderes eficazes são aqueles que buscam feedback e estão dispostos a se adaptar. Os autores salientam a importância de adotar uma abordagem modular para assegurar economias significativas em projetos e garantir o cumprimento dos prazos estabelecidos. Afastando-se da noção tradicional de projetos massivos e indivisíveis, a modularidade permite otimizar a execução, gerir custos de forma eficaz e promover um aprendizado contínuo para implementar cada módulo com precisão. A partir dessa perspectiva, eles sublinham que “a prática leva à perfeição”, reforçando a modularidade como pilar central para o aprendizado que leva à perfeição.
Curiosamente, a obra não explora em profundidade o tema da Inteligência Artificial e seu papel na gestão de projetos. Isso abre um debate sobre como a IA pode influenciar positivamente a evolução dos projetos no futuro, ponderando se tal tecnologia poderia amplificar as probabilidades de sucesso, economizar recursos e acelerar o processo de aprendizado.
How Big Things Get Done se apresenta como leitura mandatória para aqueles atuando ou liderando na área de gestão de projetos. O livro oferece uma rica fonte de conhecimento, preparando o leitor para enfrentar e vencer os obstáculos associados à condução de projetos ambiciosos.
Roberto Funari é fundador da HEI!Ventures e ex-CEO da Alpargatas.
